قائمة تحقق لمراقبة الائتمان تقلل تقادم الفواتير

1. التعاقد والشروط

مشكلات المستحقات أرخص ما يكون منعها قبل الفاتورة الأولى.

• تأكد من الاسم القانوني الدقيق للعميل وتسجيله.
• اتفق على شروط السداد كتابياً، بما فيها تبعات التأخر.
• حدد سقف ائتمان ومسؤولاً محدداً للاستثناءات.
• سجّل جهة التواصل في حسابات الدفع لدى العميل، لا المشتري فقط.

2. انضباط الفوترة

الفاتورة المتأخرة أو غير الدقيقة أو غير المدعومة تمنح العميل سبباً للتأخير.

• أصدر الفاتورة عند التسليم أو المرحلة، لا في نهاية الشهر.
• أرفق سند التسليم أو كشف الساعات أو القبول.
• اذكر تاريخ الاستحقاق والبيانات البنكية والمرجع بوضوح.
• أكّد استلام الفاتورة مع حسابات الدفع.

3. جدول تذكير ثابت

تنجح التذكيرات عندما تكون متوقعة. تسلسل نموذجي: إشعار مجاملة قبل تاريخ الاستحقاق، وتذكير بعد 7 أيام من التأخر، واتصال عند 21 يوماً، وكشف حساب رسمي عند 45 يوماً.

4. مراجعة أسبوعية ومحفزات محددة

راجع تقرير التقادم كل أسبوع وقرر الإجراءات لكل حساب. حدد محفزات التصعيد مسبقاً — مثلاً 60 يوماً من التأخر دون موعد سداد متفق عليه — لتكون القرارات متسقة لا شخصية.