المستندات التي يجب تجهيزها قبل بدء تحصيل الديون في قطر

المستندات الأساسية

سواء كان المدين شركة أو فرداً، تُثبت هذه العناصر الخمسة الدين بوضوح:

• الاتفاق: العقد أو أمر الشراء أو عرض السعر الموقّع أو عقد الإيجار أو نموذج الطلب.
• الفواتير: كل فاتورة مفتوحة بتاريخها ومبلغها ومرجعها.
• كشف الحساب: ملخص مطابَق واحد للرسوم والدفعات والرصيد.
• إثبات التنفيذ: سندات التسليم أو شهادات الإنجاز أو رسائل القبول أو تقارير الخدمة.
• المراسلات: التذكيرات المرسلة والردود المستلمة وأي وعود بالسداد.

ثغرات شائعة تُبطئ الاسترداد

سندات التسليم غير الموقعة، والفواتير الموجهة إلى كيان قانوني خاطئ، وأوامر الشراء المفقودة هي أكثر الثغرات التي نراها. لا شيء منها قاتل، لكن كلاً منها يمنح المدين سبباً للتأخير.

تأكد من أن اسم العميل على الفاتورة يطابق الكيان المسجل الذي أصدر الطلب. كثيراً ما يُخلط بين الأسماء التجارية وشركات المجموعة.

ما لا ينبغي إرساله في المرحلة الأولى

شريك التحصيل المسؤول لا يطلب مستندات هوية حساسة أو بيانات بنكية أو سجلات مالية داخلية غير ذات صلة في التقييم الأولي. قدّم ملخصاً أولاً؛ وتُطلب المستندات المحددة فقط عندما تتطلبها مرحلة ما.

تنظيم الملف

استخدم مجلداً لكل مدين بمجلدات فرعية للاتفاق والفواتير والأدلة والمراسلات. سمِّ الملفات بالتاريخ والنوع. والتسلسل الزمني — قائمة من صفحة واحدة بما حدث ومتى — هو أكثر مستند مفيد يمكنك إضافته.